Rôle de l’organisateur de randonnée

Dans le présent document, les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique; ils ont à la fois valeur d’un féminin et d’un masculin.

Chez Cyclotour, les randonnées du dimanche (ou du samedi), du mardi et les voyages de plusieurs jours sont organisés par des membres qui se portent volontaires. Voici un guide pour faciliter leur implication, un apport essentiel à la vie du Club.

1. Création de la randonnée

Les étapes suivantes décrivent le processus de création d’une randonnée.

• Choisir une région ou un secteur où vous désirez organiser vos trajets.
• À l’aide de notre outil « google map », créer votre randonnée ainsi que vos trajets.
• Vous devez indiquer :
  • Nom de la randonnée (titre);
  • Date et heure de départ;
  • Lieu du départ;
  • Type de randonnée, distances et niveaux de difficulté (de 1 à 4 roues);
  • Nom(s) et numéro(s) de téléphone du(des) responsable(s);
  • Particularités détaillées de la randonnée.
• Si vous en êtes à votre première expérience avec l’outil « google map », communiquez avec l’un des deux directeurs techniques de Cyclotour qui vous guidera dans la procédure à suivre.
• Seuls les membres du comité exécutif peuvent publier votre randonnée sur le calendrier interactif de la page d’accueil du site web de Cyclotour.
• Prendre note que la réalisation du calendrier des randonnées se fait en début d’année (approximativement fin janvier).
• Si vous êtes moins à l’aise d’utiliser l’outil « google map », vous pouvez décrire vos trajets en utilisant le canevas « Word » qu’on peut consulter dans la section Documents et formulaires / Canevas de randonnée sur le site web de Cyclotour.
• Il est recommandé de vérifier vos parcours une dernière fois une ou deux semaines avant la randonnée. Assurez-vous qu’il n’y a pas de travaux routiers en cours ou autres inconvénients qui obligeraient les pelotons à rebrousser chemin.
• Dans le cas d’une randonnée de plusieurs jours, organiser préalablement une réunion d’information (transport, hébergement, repas, trajet, covoiturage, etc.).
• Imprimer les trajets afin que chaque peloton en reçoive deux exemplaires, un pour le chef de file et un pour le serre-file. N.B. : On compte généralement environ 6 pelotons par randonnée.
• À la fin de votre randonnée, prévoir, si vous le désirez, un endroit où tous les cyclistes pourront se réunir pour se désaltérer et se détendre en se racontant leur journée… et aussi vous féliciter pour vos trajets.

2. Jour de la randonnée

• Avoir en votre possession la boîte de l’organisateur Cyclotour contenant les trousses de premiers soins, les dossards, les formulaires d’inscription, la pompe à air et autres objets contenus dans cette boîte.
• Accueillir les participants. Il est conseillé de demander à une ou deux personnes de vous aider.
• Donner aux participants tous les renseignements nécessaires le matin du départ :
  • Explications des différents trajets;
  • Information sur les changements à prendre en considération à la suite de la vérification des parcours que vous avez faite une à deux semaines auparavant;
  • Rappel des consignes de sécurité;
  • Indication des pauses AM et PM et toilettes;
  • Endroit où se déroulera le dîner pour tous les pelotons;
  • Endroit où se réunir à la fin de la journée;
  • Offrir la pompe à air.
• Accorder une attention particulière aux membres récemment inscrits et aux non-membres.
• Cocher les présences des membres inscrits sur la liste que le trésorier vous fera parvenir par courriel quelques jours avant votre randonnée. Ajouter les non-membres au bas de la liste. N.B. : Les non-membres ont droit à une première sortie gratuite.
• Séparer les groupes par choix de trajet (court, moyen et long) et par vitesse.
• Distribuer les copies de vos trajets, un pour le chef de file et un pour le serre-file de chaque peloton.
• S’assurer qu’un chef de file et un serre-file soient désignés pour chacun des pelotons.
• Distribuer les dossards aux serre-files qui n’ont pas de clignotant rouge.
• Distribuer une trousse de premiers soins à chaque peloton.
• Donner le signal de départ.

En cas de conditions météorologiques défavorables pour la journée de votre randonnée, l'organisateur doit téléphoner à l'un des deux directeurs techniques (randonnée dimanche/samedi) ou à l'un des deux responsables techniques (randonnée mardi) ou tout autre membre du Comité Exécutif, au moins 2 heures avant avant l'heure prévue du départ et au moins 3 heures si le point de départ est à plus de 45 minutes de trajet de Trois-Rivières afin de faire annuler la randonnée. Celle-ci paraîtra comme annulée dans le calendrier interactif sur le site web et un message sera également envoyé à tous les membres pour les avisés. Toutefois, pour les randonnées du dimanche, vous avez également la possibilité de la devancer le samedi ou de la reporter le lundi, seulement si c'est une journée fériée. Pour les randonnées du mardi, vous avez également la possibilité de la reporter seulement le mercredi.

3. Fin de la randonnée

• À la fin de votre randonnée, ramasser les dossards, les trousses de premiers soins ou tout autre objet appartenant à Cyclotour et les remettre dans la boîte de l’organisateur.
• Remettre la boîte à la personne qui organise la randonnée de la semaine suivante. Si cette personne n’est pas présente, la contacter pour convenir de lui remettre.
• Faire parvenir par courriel le plus tôt possible la liste des présences au trésorier pour fins de statistiques.
• S’il y a lieu, remplir les documents Rapport financier de randonnée et Relevé de dépenses (section Documents et formulaires / Canevas de randonnée sur le site web de Cyclotour) et les faire parvenir par courriel au trésorier.

Éléments à considérer dans la création d’une randonnée

• Choisir un lieu du départ facile à trouver, où le stationnement est accessible, autorisé et sécuritaire.
• Choisir des endroits sécuritaires pour les haltes et le dîner, à proximité de dépanneurs et de toilettes.
• Préparer des alternatives en cas de routes en réparation, mauvais état de la route, conditions climatiques qui pourraient se détériorer.
• Éviter les grosses villes, on y perd beaucoup de temps.
• Dans le cas d’une randonnée de plusieurs jours, prévoir un budget conforme à la politique financière du Club.
• Pour toutes questions ou correspondance, vous référer aux membres du comité exécutif. Vous trouverez leurs coordonnées dans l’onglet Le Club de la page d’accueil du site web de Cyclotour.

Remboursement des dépenses des organisateurs

Le remboursement des dépenses des organisateurs est décrit dans la politique financière qu’on peut consulter dans la section Documents et formulaires sur le site web de Cyclotour.